- El 6 de marzo, la Regional lideró una visita a la sede de Sistemas y Computadores en Bucaramanga en donde se presentaron los primeros resultados del proyecto piloto de automatización del trámite de escritura pública.
Martha Moreno Mesa, gerente de la Regional, realiza apertura de la jornada en SYC
Dentro del trabajo que Camacol Bogotá y Cundinamarca viene haciendo para lograr la simplificación y optimización de los trámites de la cadena de urbanismo y construcción en Bogotá, hay avances importantes, gracias a la articulación con diferentes actores y al uso de las tecnologías. Se trata de la automatización para el proceso de compraventa con hipoteca, uno de los trámites con mayor demanda y participación de actores en la ciudad.
Hoy, este trámite puede tardar varios meses, incluido el registro y certificado de tradición y libertad, e involucra al constructor, la fiduciaria, la entidad financiera, la notaría y la oficina de registro de instrumentos públicos, quienes actúan de manera separada en un proceso lineal y físico; donde los errores, las correcciones, la falta de eficiencia y otras circunstancias generan retrasos, devoluciones y reprocesos que afectan a todos los involucrados.
Más de 50 personas de las diferentes entidades involucradas en el proceso asistieron a la visita de la sede principal de SYC
Desde hace más de un año, Camacol B&C empezó a trabajar en alianza con la empresa Sistemas y Computadores (SYC) con el objetivo de realizar aportes que permitieran hacer más eficiente el trámite. Siempre se identificó la solución de la implementación de tecnologías, y así fue como se desarrolló una robusta estructura tecnológica fundamentada en procesos de inteligencia documental que permite lograr una interoperabilidad entre los actores participantes: constructor, banco, fiduciaria y notaría. El fin común era la generación y aprobación de manera virtual de la minuta de compraventa con hipoteca.
Prueba piloto
El proyecto piloto inició con el desarrollo de plataforma Edesk, un sistema de inteligencia documental en el que las partes involucradas cargan los documentos esenciales del negocio jurídico. La plataforma recibe y analiza los documentos soporte del contrato para extraer de manera automática 181 campos con los que se construyen la minuta de compraventa.
En la prueba se corrió el proceso de la minuta de la escritura para un caso en particular. Este se surtió y aprobó en doce días hábiles. Para este gran logro, ha sido fundamental contar con el compromiso de los diferentes actores antes mencionados, quienes han estado dispuestos a generar las condiciones necesarias para la realización del piloto. Desde el plan de trabajo acordado, se contempla realizar diferentes ensayos, con el fin de que se analicen las posibles situaciones del proceso, y donde se estructurará la línea blanca, gris y negra del procedimiento.
Una gran ventaja es que la plataforma Edesk puede conectarse a otros sistemas propios de los participantes, lo que facilita la vinculación de otros actores al proyecto sin tener que modificar sus sistemas internos.
Gracias al procedimiento que realizan los actores del negocio a través de la plataforma Edesk, es que todas las etapas de perfeccionamiento de la escritura pública (recepción, extensión, otorgamiento y autorización), se podrán adelantar por la notaría con mayor facilidad, eficiencia y eficacia. En este orden de ideas, la notaría totalmente elaborada y cumpliendo con todos los requisitos legales, sus anexos y las cláusulas acordadas por las partes. Esto permite mayor celeridad en la extensión de la escritura en el respectivo papel notarial de seguridad con todas las formalidades de ley, y hace que las etapas de otorgamiento y autorización de la minuta se realicen más rápidamente.
Conocer todo este proceso en detalle fue el objetivo de la visita a la sede principal de SYC en Bucaramanga organizada por la Regional el pasado 6 de marzo. En esta participaron más de 50 representantes de las compañías constructoras, fiduciarias, entidades financieras y el gremio de los notarios.
Estos son algunos testimonios de los asistentes a la visita a Sistemas y Computadores en Bucaramanga:
Rafael Martínez - Director de Negocios Inmobiliarios de Davivienda
Trámites, toda una experiencia
Como parte del recorrido, los asistentes conocieron La Casa del Libro Total, un espacio que hace honor a la eficiencia tecnológica al servicio de los ciudadanos. En el centro de Bucaramanga, el público puede realizar trámites ante entidades públicas mientras disfrutan de espacios culturales que incluyen una moderna biblioteca, exposiciones y diferentes actividades culturales.
